Setiap penerimaan Tamu Kunjungan Kerja Luar Daerah ke DPRD Kota Bogor memiliki tahapan yang tertata. Dimulai dari surat permohonan kunjungan yang masuk ke Sekretariat DPRD. Surat tersebut kemudian diteruskan kepada pimpinan DPRD untuk diberikan disposisi, menyesuaikan dengan agenda kegiatan yang sudah ada.
Jika kunjungan dinilai sesuai, disposisi dilanjutkan ke komisi terkait agar dapat dipastikan apakah agenda kunjungan bisa diterima atau tidak. Setelah itu, surat yang telah ditandatangani pimpinan DPRD disampaikan kepada anggota komisi maupun pihak eksekutif atau SKPD yang bersangkutan, sesuai dengan pembahasan yang akan dilakukan.
Sekretariat DPRD juga memastikan komunikasi berjalan lancar. Tamu yang mengajukan kunjungan akan menerima konfirmasi resmi, apakah permohonan tersebut dapat diterima atau justru ditolak karena tidak sesuai dengan agenda yang ada. Bila kunjungan disetujui, Sekretariat segera menyiapkan segala kebutuhan, mulai dari ruang pertemuan hingga penyediaan konsumsi untuk tamu dan anggota DPRD.
Puncaknya adalah ketika pertemuan berlangsung. DPRD Kota Bogor menyambut tamu dengan suasana formal namun hangat, menjadikan kunjungan kerja sebagai ruang pertukaran gagasan, mempererat kolaborasi, dan membuka jalan bagi terwujudnya kerja sama yang lebih baik ke depan.
